EL PROTOCOLO EN LA EMPRESA

El concepto de protocolo ha tenido una evolución muy importante en la sociedad en general y en la empresa en particular. En un principio se entendía el protocolo simplemente como la ordenación de las personas en el momento en que tenían una actuación pública, así como el comportamiento de dichas actuaciones. El protocolo significaba fastos, poder, el abismo entre el pueblo y las clases altas. Las empresas solo recurrían al protocolo, cuando tenían que organizar actos de relevancia social y no querían “meter la pata” Hoy en día emerge un nuevo protocolo, respetando las normas y costumbres, proyectando sobre todo SENCILLEZ Y SOBRIEDAD. El protocolo es imagen de representación y de comunicación. ¿PARA QUÉ SIRVE LA PROTOCOLIZACIÓN DE LA EMPRESA? La protocolización de la empresa sirve sencillamente para optimizar el beneficio, cualquier intento de protocolización de la empresa, que no se vea reflejado en su cuenta de resultados no tiene ningún sentido. La identidad corporativa no solo se consigue con el establecimiento de una marca, o unos colores, sino diseñando un estilo propio de actuar, una manera singular de organizar los actos, estando en consonancia con todas las demás actuaciones empresariales e institucionales. La empresa debe ser visionaria y anticiparse al futuro, proyectando a la empresa en ese futuro. En definitiva, la protocolización de la empresa no solamente actuará en beneficio de la mejor organización de los actos externos que lleva a cabo, sino que incidirá de manera relevante en su funcionamiento interno, considerando sus actuaciones diarias y rutinarias, como actos de protocolo en sí mismos, transmitiendo los mensajes que la institución quiere lanzar a través de su cotidianidad. Se deben establecer unas normas básicas y unos criterios que sirvan de pautas protocolarias a tener en cuenta, no solo en los actos promovidos por la empresa, sino a la hora de organizar las relaciones internas de la misma. Las normas de protocolo que se establezcan deben de ser por todos conocidas y deben ser utilizadas con rigor. Para ello elaboraremos un MANUAL INTERNO DE PROTOCOLO, donde recogeremos el buen desarrollo de todas las actividades de la empresa o institución, fijaremos los criterios de organización, protocolo, ceremonial y todo lo que tenga que ver con nuestros directivos, sus invitados y el entorno en el que se mueve la entidad. Conseguiremos un estilo propio de organizar, convocar y ejecutar lo actos de la empresa en función de su política global. Transmitiremos una imagen ordenada, perseguiremos la cortesía a todos los niveles, resaltaremos el papel del anfitrión, utilizaremos los símbolos de la empresa como referencia permanente dentro de un ceremonial sencillo, sobrio y dinámico. A través del Manual todos los miembros de la empresa o institución sabrán cuál es la imagen que ellos deben transmitir, profesionalizando sus puestos de trabajo. De esta forma conseguiremos extender la identidad de la empresa, qué es los que la empresa es en sí misma, y lo que la diferencia de las demás, proyectaremos siempre esta imagen al exterior, cuando organicemos un evento con un efectividad, buena gestión y seriedad. Hablaríamos pues, de un procedimiento de calidad en la organización de actos de la empresa o institución. En el Manual recogeremos: - Pautas generales: conocimiento interno de la entidad, filosofía y cultura empresarial - Pautas de funcionamiento interno: organigrama - Actos específicos: actos sociales, inauguraciones, entregas de premios, patrocinios, comidas de empresa, ferias, aniversarios, comidas, etc - Precedencias generales dentro de la empresa - Protocolo general - Protocolo de invitados - Símbolos de la empresa - Atenciones protocolarias - Honores y distinciones - Medios de comunicación - Organización de viajes - Servicios de protocolo - Secretariado de Dirección - Atención telefónica y correspondencia - La sala de espera - La sala de reuniones - Atención a las visitas